CRM gratis con Evernote

No te asustes, no voy a pedirte que instales nada raro en tu ordenador, ni que te descargues complejas hojas de cálculo, bases de datos o plantillas.

Tampoco pretendo que adoptes sistemas ni métodos inventados por no se sabe quién para llevar las relaciones con tus clientes, prospectos, contactos...etc. Evernote es básicamente tu mejor aliado para organizar tu vida y tu negocio, puedes tener toda la información que necesitas en un mismo sitio y encontrarla siempre, es imposible perder nada, su motor de búsqueda es impresionante, puede leer dentro de imágenes y pdf. Es potente, sencillo, fácil de usar y gratis (o muy barato si te pasas a la versión premium).

Desde que lo descubrí no dejo de encontrarle utilidades y se lo recomiendo a todo el que me rodea. Por supuesto, no tengo ningún tipo de interés económico, ni recibo ningún tipo de ventaja por hacer esta labor apostólica.

Cuando hayas acabado de leer este post estarás deseando empezar a probarlo.

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Los usos son casi infinitos, puedes escribir, insertar, copiar... una nota, una idea, un mail, una web, un artículo, una foto, una factura, una grabación de voz, una lista de tareas....pero yo sólo me voy a centrar en el posible uso que se le puede dar como “un sencillo CRM”. No vamos a tener complejas estadísticas, ni preciosos gráficos como los que tendríamos en Salesforce, Zoho....etc, ¡ni falta que nos hace!.

Me estoy poniendo en la piel de una PYME, un autónomo, o un profesional independiente que quiere tenerlo todo bajo control y no perder ni un cliente. Mi objetivo es mostrarte como puedes tener todos los datos sobre tus clientes, presentes, pasados y futuros, bien guardados, ordenados y accesibles en tiempo real desde cualquier dispositivo con conexión a internet.
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Sólo voy a a darte ideas de como utilizar Evernote para gestionar tus clientes. Y sólo son ideas porque tú mismo irás descubriendo si las puedes aplicar, si las puedes adaptar a tu negocio o si se te sirven de inspiración para las tuyas propias. Aunque ahora no lo creas, esto es lo mejor de Evernote, su facilidad para adaptarse a tí, a tus necesidades, a tu forma de trabajar, que no es ni mejor ni peor que la de tu competidor, o la de tu amigo.

Evernote estructura la información de la siguiente forma: pilas-libretas-notas. Imagina la mesa de tu despacho, tienes una pila (un montón) de libretas, cada libreta con muchas notas (hojas).

Para nuestro CRM, yo crearía 3 pilas (tres montones):
  1. Clientes (Activos)
  2. Potenciales (Posibles clientes)
  3. Pasados (Fueron clientes, ya no compran...etc)
    • Dentro de cada pila (montón) abriría una libreta por cada cliente.
    • Dentro de cada libreta crearía una nota por cada acontecimiento relacionado con el cliente. Por ejemplo: reunión, mail, carta, oferta, tarjeta de visita, relación de facturas pendientes de pago, nº de cuenta, personas de contacto....La versatilidad de Evernote es “bestial”, una nota puede albergar una foto (producto, nota manuscrita, tarjeta de visita....etc), un enlace URL, un pdf, un mail (que podemos reenviarnos/enviarnos a/desde Evernote) o una grabación. Las notas se pueden mostrar ordenadas por fecha de creación, fecha de actualización o por nombre.
Pero además me faltan dos detalles: las etiquetas y las tareas.
  1. Cada nota puede llevar una o varias etiquetas, por ejemplo: “reunión”, “próxima reunión”, “acuerdo”, “oferta”, “llamada”, “incidencia”.....tu creas las que quieras o precisas.
  2. Y también podemos utilizar las tareas. Con Evernote puedes añadir unos cuadritos, dentro de las notas, y crear una tarea o una lista de tareas que podrás ir marcando o desmarcando según vayas realizando o no la mismas.

Por ejemplo, puedo tener dentro de clientes potenciales uno llamado “Pepe” (libreta), dentro de "Pepe" una nota llamada “2012-05-31 información”, marcada con la etiqueta “reunión” y con una tarea sin marcar llamada "visita". Es decir, parece que voy a tener una reunión en esa fecha, que será una visita, sin hacer por ahora, y que tengo información recopilada para la ocasión.

Importante: he usado una fecha en el título de la nota. Esto puede ser un instrumento de ordenación interesante (por nombre se ordenaría de forma cronológica, no de creación o modificación sino de realización efectiva en el tiempo).
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Si la visita finalmente no se produce, no marcaré la tarea. Puedo, más adelante, hacer una búsqueda de tareas pendientes y me aparecerá como acción no realizada.

Dado que lo más asombroso y genial es el motor de búsqueda y filtros que puedes crear, puedes, incluso, pasar de etiquetas y tareas si utilizas siempre las mismas palabras para tus acciones y éstas las pones en “algún lugar de la nota” (dentro o en el título).

Puedes añadir las notas más usadas a “favoritos” para tenerlas a mano, puedes relacionar una nota con otra....etc., etc., etc.......incluso puedes "llamar" a un archivo guardado en Dropbox, Sugarsync...etc. Y además también puedes escribir "a mano" en tu tablet una nota, con reconocimiento de texto!.

Podrás hacer consultas tipo: últimos clientes visitados, visitas pendientes, ofertas entregadas, ofertas aprobadas, nº de visitas realizadas.....

Y claro, también puedes compartir todo con tus colaboradores.

Lo tienes todo aquí: www.evernote.com (todas las imágenes utilizadas en este post son capturas de su web)

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